Die Innovationskasse ist in der Lage, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Alles, was für den elektronischen Rechnungsaustausch wichtig ist, ist nachfolgend beschrieben. Neuaufträge werden ab sofort auch mit dem entsprechenden Informationsmaterial versehen.

Ab dem 27. 11. 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 Euro ohne USt) sind in § 3 Abs.3 der E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) geregelt.

Wir bitten, von den Möglichkeiten einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen. Rechnungssteller profitieren bereits vor der anstehenden Verpflichtung von den Vorteilen:

• effizientere Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Rechnungsbegleichung
• Schneller und einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten
• Ermöglichung einer digitalen, revisionssicheren Archivierung
• Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto

Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung des bestehenden Auftrags mit der IK, ist bitte stets die im Auftragsdokument benannte Fachabteilung / die auftraggebende Stelle zu kontaktieren.

Die IK empfängt elektronische Rechnungen über das b4 XRechnungversenderportal für Low Entry Accounts (LEA). Weitere Informationen über LEA stehen in dem Absatz Anforderungen an das Rechnungsformat.

Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer - Die Leitweg-ID wird bei der Auftragserteilung mitgeteilt.
• Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
• Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
• De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Es sind beim elektronischen Rechnungsaustausch mit der Innovationskasse folgende Hinweise zu beachten:

• Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Innovationskasse ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z.B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechV und den Nutzungsbedingungen des b4 Rechnungversenderportals LEA entspricht.
• Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.
• Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden.
• Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Die Nutzungsbedingungen des Portals sind zu beachten. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über das b4 Rechnungversenderportals LEA bekannt gegeben.

Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o.ä.).

Weiterführende Informationen zum Standard XRechnung sind bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) zu finden.

• Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich das b4 XRechnungversenderportal für Low Entry Accounts (LEA) zu nutzen, welches unter https://portal.b4value.net/edi aufgerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle im Nutzerkonto voraus.
• Weitere Details sind den Nutzungsbedingungen vom b4 XRechnungversenderportal (LEA) zu entnehmen.

Für Fragen bezüglich der Übermittlung elektronischer Rechnungen ist der zuständige Support zu kontaktieren:

• Support-Hotline: +49 9001 444400
• Support Postfach: Für schriftliche Anfragen können sich Nutzer an xrechnung-support@b4value.net wenden

Rechnungssteller und Rechnungssender können sich bei Fragen an die dafür eingerichtete Support-Hotline wenden.

Im Leitfaden für Rechnungsversender sind alle wichtigen Informationen für X Rechnungsversender enthalten.

Weiterführende Informationen sind in der Broschüre für Rechnungssteller sowie bald auch im FAQ Bereich zur E-Rechnung auf der Webseite des BMI (e-rechnung-bund.de) zu finden.

Die E-RechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die E-RechV sowohl die Fristen, die Übertragungswege, Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.

Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund ab dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:

• Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,- Euro gestellt werden.
• Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 E-RechV unterfallen (Geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland).
• Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
• Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrunde liegenden Auftrags-bzw. Vertragsverhältnis ergeben.

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